WEBCAMПечать

Как правильно арендовать офис

Если дела вашей компании идут успешно, то рано или поздно вы столкнетесь с необходимостью выбора нового офиса для своих сотрудников. Поручите заняться предварительными поисками своему секретарю и готовьтесь к большой, но приятной работе.

Много рассказано о заключительном этапе этой работы - переезде, что составляет немалую часть затрат, но вот как найти офис, который идеально подходил бы именно для вашей компании, где и у кого спросить совета, что нужно учитывать при поиске и выборе, этот вопрос пока недостаточно освещен. Постараемся открыть некоторые детали для тех, кому только предстоит заняться вопросом поиска нового дома для компании.

Шаг 1. Расположение

Для начала нужно определиться с месторасположением будущего офиса. Здесь нужно учитывать близость вашего бизнеса к основным поставщикам, транспортную доступность, удобные транспортные развязки. Если корпоративная политика компании диктует определенное месторасположение, например, в центре города, то учитывайте насколько легко и быстро клиенты найдут ваш офис, какова вероятность ваших сотрудников попасть в пробки, сколько времени вам потребуется на встречу своих иностранных партнеров и коллег из других городов. В любом случае близость к дому Генерального директора не самый лучший критерий при выборе расположения офиса крупной компании.

На сегодняшний день уже сформировалась устойчивая тенденция строительства бизнес-центров высокого класса вблизи кольцевой автодороги, что значительно снижает вашу зависимость от транспортных проблем.

Шаг 2. Метры

Сколько квадратных метров нужно вам под офис. Здесь нужно помнить основное правило: на 1 работника положено 10 кв.м. общей офисной площади. Не стоит рассчитывать, что экономия на квадратных метрах положительно отразиться на работе вашего персонала. Системы кондиционирования и вентиляции воздуха в бизнес-центре имеют определенные пределы, рассчитанные на стандартную загрузку офиса. Даже если офис будет открытой планировки (openspace), рекомендую при подсчете закладывать не менее 6 кв.м. на 1 сотрудника.

Дальше вам надо решить, какое количество площадей вам понадобится дополнительно, как правило, это - переговорные, серверная, зона приема посетителей (ресепшен) и небольшая кухня.

Шаг 3. Планировка

Как правило, новые, современные бизнеc-центры предлагают свои помещения в состоянии shell&core. Это значит, что перед вами предстанет полностью готовое под отделку помещение без внутренних перегородок. Напольное покрытие и подвесной потолок появятся после установки перегородок. Это удобный формат для того, чтобы запланировать нужное вам количество кабинетов, их конфигурацию и объемы. На сегодняшний день самый популярный формат в России, это кабинетная система. У каждого отдела или подразделения свои офисы. Это более затратная планировка, чем, популярный в Европе, open-space.

Обратите Ваше внимание на глубину этажа, ведь если она достаточно большая, то разбить помещение на более мелкие офисы будет сложнее. Там, где дневное освещение не доступно, можно построить перегородку со стеклянной вставкой, но это приведет к увеличению бюджета по отделке.

Шаг 4. Парковка

К сожалению, современные реалии не позволяют владельцам офисных зданий в центре города предоставить большое количество парковочных мест. Иногда мы видим полное их отсутствие. Обратите внимание на этот немаловажный аспект. Это может очень затруднить как вашу работу, так и возможность клиентов добраться до вашего офиса без приключений. Если вы клиентоориентирования компания, то немаловажным преимуществом при выборе бизнес-центра будет гостевая парковка и охраняемая парковка для арендаторов, из минимального расчета 1 парковочное место на каждые 70 - 100 кв.м. арендуемой площади.

Шаг 5. Классификация

У каждого бизнес-центра есть своя принадлежность к определенному классу. Как правило, собственники здания сами назначают класс здания, на рынке недвижимости в открытом доступе можно ознакомиться с классификацией офисных зданий. Всего существует три основных класса зданий: А – новые, современные здания с высококачественными материалами, используемыми в строительстве и высоким уровнем услуг; В – бизнес-центры хорошего качества, немного уступающие классу А; С - практически складские помещения, переоборудованные в офисные, без кондиционирования и прочих удобств.

На самом деле описание этих категорий составляет достаточно большой список, и в зависимости от вашего бюджета можно выбрать необходимый для вас уровень бизнес-центра. Хотелось бы обратить ваше внимание на то, что оптимальное сочетание технической оснащенности, эффективности планировок и арендной ставки предлагают в настоящее время новые, открывающиеся бизнес-центры.

Шаг 6. Собственники здания

После того, как вы приблизительно определились с необходимым метражом и нашли бизнес-центры, отвечающие вашим требованиям по месторасположению, связывайтесь с отелом продаж или управляющей компанией бизнес-центра.

Как правило, почти всю информацию можно найти на сайте бизнес-центра, но при встрече обратите внимание на осведомленность персонала. Хорошо, если у здания один собственник, и оно не находится в залоге. В любом случае вы можете попросить показать вам документы на здание и изучить их.

Узнайте, какие дополнительные услуги предоставляют собственники здания или их управляющая компания. Как правило, в бизнес-центрах класса А к услугам ваших клиентов и сотрудников будет несколько кафе, ресторанов, гостевая парковка, услуги «рецепшен», возможность разместить рекламу на здании, банкоматы, бесплатные маршрутные автобусы до ближайшей станции метро и проч.

Например, в нашем комплексе "АЭРОПОРТСИТИ Санкт-Петербург", мы планируем открыть частный детский сад, для удобства арендаторов. Хорошая возможность, приехав на работу, оставить ребенка в бизнес-центре на весь рабочий день.

Шаг 7. Коммерческие условия

Внимательно читайте договор аренды, учитывайте, как строится арендная ставка, что включено в нее. Необходимо принять во внимание ежегодное повышение арендной ставки. Как правило, арендодатель имеет право пересматривать ставку, но не чаще чем один раз в год. Обязательно проверьте, как зафиксировано это увеличение в договоре.

Площадь арендуемого помещения может быть изменена в договоре, к ней прибавляется коридорный коэффициент. Это примерно 8 - 10 % от общей площади, если вы не арендуете все здание или этаж, а только часть этажа.

Не забывайте оговорить возможность арендных каникул на период отделочных работ, это распространенная практика и почти все собственники с пониманием относятся к этой части затрат.

Теперь вы вооружены стройной теорией выбора офиса для дальнейшего роста вашего бизнеса. Ну, а сформировавшийся в Санкт-Петербурге рынок коммерческой недвижимости сможет предложить вам именно то, что вы ищете.

Анастасия Пекутко
Коммерческий директор
ЗАО "АВИЕЛЕН А.Г.".

Все новости